名片是商务交往中经常用到的工具，名片一般用来表示名片持有人的身份，记载联系方式，方便初见见面时的相互认识与将来再次联络。

名片的使用名片规格，根据国家、个人的习惯不尽相同，一般是10、6厘米，其印刷有横式和竖式两种，以横排位最普遍。采用横式排位的名片，其行序由上而下，字序从左到右。第一行顶格书写持片人的单位名称。第二行是持片人的姓名，用较大字号写在片正中。有职务、职称或学衔的，通常用小字标在姓名下右侧。第三行是持片人的详细地址、电话号码、邮政编码以及email地址或网址等。采用竖式排位的名片，其行序由左到右，字序从上到下。第一行是持片人的单位名称，顶格写在片左边。第二行是持片人的姓名，低两格用较大字号写在片正中，持片人的职务、职称、学衔等用小字标在名字下右侧。第三行是持片人的详细地址及电话号码、邮政编码、e－mail地址或网址等。

印制名片的纸张多种多样，可根据自己的喜爱选择。最考究的名片是用铜板纸印刷，一般采用铅字印刷。随着名片使用日益广泛，名片的片面设计也越来越新颖。如可以在片头上印一些装饰图案，还可以将单位徽记印在名片上，以树立企业形象。

从名片用途讲，名片又有简式和详式之分。使用时，取详式还是取简式，视交际需要而定。如介绍、探询等交际活动，文字过简就难以达到交际目的，以取详式为宜。而像求见一类的交际活动，只需通报姓名、身份和求见意愿，其他的话语都留待见面时谈，因此片文没必要详写，自然是取简式为宜。

名片上的文字同其他应用文一样，首先要合乎规范，否则就会引起误解，影响交际效果。在合乎规范的前提下，可以讲究自己的风格，表现自己的个性。名片的风格、个性，主要表现在片面布局与字体选择的设计方面。就字体而言，行、草、篆、隶及各种美术字体均可。

一般将姓名印在名片中间，职务用小一号的字印在名片的左上方。为了对外交往的需要，我国印制的名片通常一面中文，另一面印英文，英文要根据西方的习俗排列。只印姓名与职务的名片为个人名片。除去个人名片外，还有商用名片和单位名片。商用名片除印有姓名、职务之外，还印有办公地点、住址以及电话、电报和邮政编码。单位名片则往往只印有机关的名称。不论是印制个人名片还是印制商用名片，上面罗列的职务都不要太多，不然会给他人以华而不实之感。

随身携带自己的名片，应置于专用的名片盒或名片夹之中。有人常把自己的名片放在衣袋里或钱包里，这是不足取的。存放他人的名片也应当放入专用的名片簿中，既表示尊重，又方便查找。