亚尔诺德·白尼特在《如何利用一天24小时》这本书中告诉我们：“时间的赐予，真是每天的奇迹……你在早晨醒来的时候，喔！像变魔术那样，在你生命世界里，还有没使用的24小时！这24小时是你的。这是最珍贵的财产。”

“我们之中，有谁充分使用每天24小时来生活呢？我所说的‘生活’，并不是指生存，也不是指混日子……我们之中，有谁在他一生中没有对自己说过：‘如果我的时间多一点，我一定可以做得更好？’我们将永远得不到更多的时间。我们每天拥有的只有24小时。”

以下是节省工作时间的方法和建议：

（1）牢记女职员的生日。整体工作能不能顺利进行，在很多情况下关键多在于女性职员，似乎每家公司都是如此，女性职员就像工作调节器一样。即使复印一份文件，小姐们肯不肯尽心帮忙，都会影响到工作效率与工作成果，因此很多人对女性职员都特别用心。为此，最好的方法是记住小姐们的生日，在当天送她们一张生日卡。以小小一张卡片，向她们表示感谢，就算她们平日对你有什么不满，也会一笔勾销。

（2）多关心女职员并托以重任。以相当的敬意与关心来对待共事的女职员是必要的。除了送生日卡之外，在她们加班工作十分疲劳之际，你可以适时地予以嘉勉慰问，或是与她们谈谈私人的烦恼，给予一点建议与帮助。

平日这样对待女职员，在意想不到的时刻就会得到对方大力相助，工作起来也会得心应手。比如说临时有急事，对方会主动承担下来，很快就完成工作。无论如何，只要获得女性职员的支持，万事都会有所依靠。

（3）给上司做工作汇报先打好腹稿。在给人汇报工作情况时，若不先整理出条理，就贸然开口，往往都不得要领。尤其是对上司做工作汇报，说话结结巴巴，这时就不是说浪费时间的问题了，更会令领导感到不耐烦，而影响到对自己工作能力的评价。不只是对自己的同事，连对自己家人也是一样，都要“先想好要说的话，才把人叫过来”。而且开口时，要先从结论说起，这样，对方就会知道谈话重点，不但不会浪费时间，也不会发生误会。

（4）将好的工作程序记入工作手册。在做一件工作时，往往必须多方摸索尝试。不过，在尝试的过程中，即使发现新的方法，一旦完成这件工作，有时也会忘了这个妙法，因此所造成的时间浪费无法估计。所以，在你所在的单位中，如果有人或自己发现效率良好的工作方法，都要记入“工作手册”中，这样这个工作经验应用于以后同样的工作当中，或者传于下属，一定可以顺利无误地完成工作。

（5）“实用工作手册”来自以往的工作经验。不管做得多么完整，“工作手册”也会有所遗漏。一种文件写法虽然已考虑到种种情况，但为了应付特别的情况，就必须采取相应的做法。因此明知不够完整，还是编制工作手册，将其当成“试金石”。一旦工作上发生困扰的问题，就立刻追加、修正工作手册的内容。这样日积月累就能完成一本“实用工作手册”，发生任何情况都能从中找到最有效率的解决方法。

（6）在“工作手册”上详细记录零散信息。为了防止这种无谓的浪费，连乍看之下很可笑的琐碎信息，最好也记在“工作手册”上，比如邮局在哪一天哪个时间人最少，或是哪个窗口办事速度最快……将这些具体的信息记在手册上，办起事来将更为方便、迅速。

（7）将经常使用的工作用语记号化、简略化。在处理事务过程中，只要在访客的名片上，简单地写上“人、住、印、档”，然后交给秘书，她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿存档。像这样将经常使用的工作用语记号化、简略化，在交待工作的时候，可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点，得以省去不少麻烦。

不只是一般的事务工作，连书信中经常使用的客套话也可简略化。例如“悉”表示“来函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺！”等，如此即可大大地提高拟稿的速度，很快就可以交给秘书去打字。

（8）防止厌倦单调工作的“成功画面思考法”。虽然写一本书需要作者有坚强的意志和耐心，但多达数百页的稿纸，虽说用口述录音机或文书处理机之类的现代化工具可达到很高的工作效率，但也要经受不知多少个漫漫长夜的煎熬。在这种情况下，只要想到这是完成一本书的必经过程，就会再次提起干劲。重要的是，如果一心只想到眼前单调的工作，不但会心生厌烦，而且工作效率也会一落千丈。试用成功画面思考法，想象计划成功或完成工作时的成就感，是防止这些弊端的方法之一。

（9）将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来。随着现代化和信息化的发展，办公设备自动化也取得了惊人的发展，许多办公设备具备便捷的功能，复印机自动送稿，即为功能之一。因此，不必再费事地一张张换稿，一次次按键。即使不在一旁看着也无所谓，可以大大地节省人力与时间。

（10）呈送出去的书类文件也要做标题和目录。在对订约的公司客户提出报告时，除了时间太过仓促的情况外，一定要在上面附标题和目录，同时也要求部属，在呈送任何书类文件时，都必须规规矩矩地标上标题与目录。因为标题和目录能够使人在阅读内容之前，对文件的整体观点与主题方向，有一个概括性的了解。乍听之下，似乎令人觉得很麻烦，不过只要想到这项工作不但能缩短他人的工作时间，也能够缩短自己的工作时间，其效果绝对是不小的。

（11）写报告时，先将报告列在纸上，事后再一并查阅。即使中途有疑问或不了解之处，在写报告时，只要它不是个影响巨大的问题，都不可马上去翻查资料或文献，因为或许因此暂时解决了问题，可是却因思考中断浪费时间，反而耽误了工作进度。所以一旦有必须查阅的事项，可先将其列在纸上，最后再一并去查资料。此外，列在纸上的问题也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。

（12）把经常使用的文字、数字刻成橡皮印。在现代的办公室中，OA机器（即办公自动化机器）已经成了不可缺少的必需品，不过除了利用这些机器之外，只要稍稍动点脑筋，还是有很多提高工作效率的方法，比如利用橡皮印，年月日印、裁决印、裁决印住址姓名印等各种不同的印章，一应俱全。

在需要反复书写同样的文字与数字的情况下，如果一一手写，那会耗费许多时间，所以若能将其刻成橡皮印，在处理事务上，便能省下相当多的时间。即使要多花点钱，由于节省手写作业的时间而提高了工作效率，所以成本反而降低。

（13）一成不变地奉行领导的指示，工作的确不会愉快。经常有人发牢骚说，因为工作太无聊，所以才无法提高工作效率。同样地，不妨不要理睬别人怎么说，以自己的方式来处理例行公事。在动脑筋想如何以自己的方式工作的时候，会发现前所未有的乐趣，这样才能提高效率。

（14）采用高尔夫球记分法，随时随地记下备忘录。打过高尔夫球的人都知道，高尔夫球的记分卡上附有铅笔，大小正好可放在上衣口袋，在球赛进行中，无论打到哪都可立即记下分数。除了一般的笔记外，也应备有可放在上衣口袋且附铅笔的备忘录。即使身边没带公事包，也能立即记下备忘录。很多业务员也都应这样，随身携带笔记簿，不过，如果采用这种方法，随时随地都可迅速地记下备忘录。

在工作中，写公文、写书信占了相当大的分量，不过毕竟是本行以外的副业，如果不讲求工作效率，一定会影响到业务的进度。要提高写稿的工作效率，必须放松心情，不要战战兢兢地“写千古文章”。如果一开始就想写出完美无缺的作品，终究只会写一字涂一字，写一张撕一张，还可能完不成，所以不如随着思路先打个草稿，然后再加以修改。

（15）利用业余时间构思文稿。在写稿工作上，构思要费很大的功夫，毫无准备就提笔，往往文思闭塞，难以成行，所以在写稿之前，最好在不同的场合进行构思与草稿的写作。下了班，完全不受电话干扰地专心思索，是最适合构思的时段。而且刚从繁重的工作中解放出来，心情为之轻松，往往会产生许多绝妙的灵感。想好了整个结构大纲后，再用口述录音机和文书处理机，就可以迅速地完成草稿工作。

（16）利用文书处理机来输入文稿。商业性文件与法律性文件差不多，格式化是其主要特征。文书处理机不但能保存已打好的文章，而且还能自由地加以删除、修改。最初虽然不得不多花一点时间来输入，不过为了日后的方便，还是用文书处理机来输入文稿比较理想。

（17）文书处理机的软盘以一张一个为原则。使用文书处理机时，必须特别注意软盘的整理方法。举例来说，原则上一张软盘中，只储存一个资料。软盘的容量，因机种而有所不同，不过一张大约可储存多达一本书的资料，因而容易在一张软盘中，同时存入各种不同的资料，但是检索时就非常地麻烦，不太合乎效率原则。按种类准备不同的软盘，不会花太多的钱，就能以易于检索的方式，将存入软盘的资料分门别类。

（18）以不同颜色的标签来区分不同内容的软盘。如果软盘中的资料不一一显示屏幕，还是无法了解其内容，这样就失去了分类的意义。为了解决这个问题，一般应该采用的方法是在软盘上贴彩色标签。如会计事务所中所采用的分类法是，绿色标签表示“个别专题”，蓝色标签表示“一般专题”，黄色标签表示“各种表格”。按颜色区分之后，如果项目太多，为了使检索资料的使用更加迅速，即可将储存的项目内容做成表单。

（19）保存旧软盘中的资料，不断使用新软盘。和录音带的功能一样，软盘也能被反复地使用。且大家都认为，再买新的软盘是一种无谓的浪费。输入资料要花费相当的工夫，如果将其时间成本列入考虑，则长久不用的资料有朝一日也会派上用场，如将其消除反而是一种浪费，所以要在一张软盘中存入有关的资料，对于刚获取的新资料，你要立即输入新的软盘中。

（20）活页式手册既能插换页数又能缩短找寻资料的时间。不论到哪里，随身携带一本活页式手册。在下班回家的车上或就寝之前，突然想到第二天应该继续进行哪些工作，就马上记在手册上，而且活页式手册可随时增加页数，不要的页数也可任意抽出作废。

（21）备忘录上要标明“主题”“日期”“出处”。在看书或看电视时，一旦看到想记下的文句，可立刻提笔在B5的活页纸上，记下备忘录。备忘录是分项写下来的，以一页一个项目为原则，至少标明“主题”“日期”“出处”。如果备忘录上标明主题与日期，事后重读时，即使记得不太完整，但只要回想一下当时的状况，就可以清楚地了解其内容，而出处则需要详细调查，可供参考之用。备忘录上如果标明这三项，则资料就会越来越有分量。

（22）在“单纯作业”时间，利用耳机充实自己。在“单纯作业”时间里，最适合利用耳机来充实自己。工作中有复印之类的单纯作业，在复印时间内，可趁机学习语言或准备某项考试，因此可随身携带小型录音机。经由耳朵的刺激，更可提高学习的成效，当然复印的工作也可以不受妨碍地顺利进行。在办公时间就比较不适合了，但在离开座位去做某种单纯作业时，推广这个一举两得的点子是科学的统筹方法。

总之，工作时间十分珍贵，每损失一分钟，都可能损失大量的财富。所以必须格外关注，前面我们讲了具体的工作节时的方法，那么，在整体的工作时间节省方法上，我们应该如何把握呢？

每个人用来安排时间的方法不同，有的很简单，有的很精密。有的人顺手在一张纸上写上一个星期内该做的事，依此逐条逐项完成，有的人有厚厚的一大本行事历，分类细密繁多。但对这个人有效的方法，可能对另一个人并不见得合适，但是一个成功的人不能没有一套安排自己时间的行事方法。

我常常使用一本黄色的活页簿，来安排每天的事情。每一天用一页，并在每页的中间画一条线，左边写上要打电话给那些人，右边记下该办的事。他也在口袋里放些卡片，用来记下他在公司与部属交谈的一些重点，以及要转记到活页簿上的资料。

即使有了最好的方法，如果不小心注意一些自己和别人的毛病，原本安排得井然有序，很可能被弄得章法大乱、面目全非。为此，我总结自己的经历，告诉你们以下四则诀窍：

第一，先做容易的事。假如你今天有9件该做的事情，其中有6件你可以算准处理它们所需要的时间，有两件是可以大致估计，而有一件可能会牵涉范围较深较广，你会先做哪一样呢？

按照一般的逻辑思维很多人会先做最后一样，然后到了最后，一项事情也没有完成。应该先努力去做可以如期完工的六样事情。做完这些事后，会带给你愉悦的成就感和昂扬的斗志，来面对较艰难的工作。

第二，事先预估时间流程。正确估计出做一件事所需的时间。即使在最小的小事上，也照样坚持这个原则。

第三，不要逞英雄，也不要做牺牲品。很多人喜欢在时间上逞英雄，他们总是想在短时间内做很多事。也许他们觉得在一个钟头内，挤进两个钟头才做得完的事，虽然早知无法做完，但也是很英勇的吧！其实这与英雄气概无关，而且这种人总是进度落后，并且拖累别人。

第四，安排打电话的顺序。假如允许的话，找一天做以下这个实验：不论对方是谁，都限制打电话的时间不要超过五分钟。你一定会发现，你忽然对自己打电话的方式特别留意，而且也会注意对方打电话时的习惯。

有的人简短扼要，有的人则好整以暇，比如思考下打电话的顺序，如果在半个钟头内要打7个电话，有6个是平均每两分钟就可以交代清楚，而有一个可能会唠唠叨叨，最好先打那干脆利落的6个电话，把这拖泥带水的留到最后。这样，当你耗在这个“长途”电话上时，至少不会感到焦躁，担心自己没有时间去打另外6个电话。